CRMPLUS Projekty

Přes program CRMPLUS lze přistupovat k databázi požadavků, které jsou přiřazeny k projektům. Je možné je editovat, vytvářet i mazat. Oproti webovému rozhraní lze zde vytvářet projekty, typy požadavků, stavy požadavků, přidávat zodpovědné osoby a mnoho dalšího, navíc je tu možnost filtrování dat.

Otevřením okna Projekty, se zobrazí v mřížce všechny projekty, které jsou uloženy v databázi, respektive ty, které jsou filtrovány některým z filtrů. U každého projektu vidíme seznam firem, ke kterým se váže. Tabulka obsahuje několik sloupců v závislosti na jejich zobrazení či potlačení, např.: Kód, Název, Firma, Kód firmy, IČO, Poznámka atd. Viz. (Obr. 1).

Nad vybraným záznamem v tabulce lze vyvolat kontextové menu, které nabízí rozšířené funkcionality tabulky. Pro objekt typu Projekt lze mimo standardní, společné funkce nad tabulkami, vyvolat následující funkce:

• Souhrnná poznámka - každý dílčí požadavek může obsahovat poznámku, touto volbou zobrazíme všechny poznámky v jednom posloupném okně, včetně informace o požadavku a času
• Strom požadavků - jedná se stromově řešené zobrazení všech požadavků v projektu, podporuje funkce drag&drop
• Vložit ze šablony - šablona je speciální stav projektu, který slouží jako předvolba pro založení, ze které se následně vychází, možnost definovat si X vlastních šablon

Otevřením okna Požadavky, se zobrazí v mřížce všechny požadavky, které jsou uloženy v databázi, respektive ty, které jsou filtrovány některým z filtrů. U každého požadavku vidíme seznam firem, ke kterým se váže. Tabulka obsahuje několik sloupců v závislosti na jejich zobrazení či potlačení, např.: Firma, Kód firmy, IČO, Projekt, Číslo, Název, Priorita, Stav, Stav požadavku, Typ, Typ požadavku, Termín od, Termín do, Odhad, Skutečnost atd. Viz. (Obr. 2).

Nad vybraným záznamem v tabulce lze vyvolat kontextové menu, které nabízí rozšířené funkcionality tabulky. Pro objekt typu Požadavky lze mimo standardní, společné funkce nad tabulkami, vyvolat následující funkce:

• Vložit před - každý požadavek pod projektem má své číslo, pod kterým byl založen, pokud je potřeba vložit požadavek někam dovnitř číselné řady, klikne se na požadavek, před kterým se má nový založit a stiskne se Vložit před...
• Strom požadavků - jedná se stromově řešené zobrazení všech požadavků v projektu, podporuje funkce drag&drop

Jak založit nový projekt?

Seznam projektů naleznete v menu Projekty -> Projekty (Obr. 1). Tlačítkem Vložit se zobrazí dialogové okno (Obr. 3), kde je možné zadávat informace o projektu.

Položka Kód může mít dva stavy. První z nich je, že kód projektu musí být zadaný ručně uživatelem, tedy se jedná o povinnou položku. Druhou možností je, že kód projektu se generuje automaticky a tudíž nemá uživatel ani možnost jej sám editovat. Toto chování se řídí systémovým nastavením ze sekce Projekty, konkrétně položka Automatické číslování projektů.

Posledním krokem k úspěšnému uložení nového projektu je stisknutí tlačítka Použít nebo OK. V tomto okamžiku se vámi zaznamenané údaje uloží do databáze a ve spodní části dialogového okna se zobrazí další záložky (pokud jste zvolili Použít), které se váží k danému projektu.

V zobrazených záložkách lze definovat parametry projektu, jako jsou například firmy (kterých se projekt týká), typy požadavků (které z číselníku mohou být použity), stavy požadavků (které z číselníku mohou být použity), zodpovědnost (které z číselníku mohou být použity), web uživatelé (definice uživatelů, kteří se na projekt dostanou z webu), požadavky (seznam požadavků k projektu), odezvy (komu budou zasílány změny na projektu), soubory a v neposlední řadě záznamy.

Do zobrazených záložek lze zadávat velké množství informací různého typu. Níže jsou popsány všechny záložky.

• Firmy – firmy, které jsou vázané s daným projektem. Každý požadavek u projektu je vázán s každou firmou uvedenou u daného projektu.
• Typy požadavků – určují čeho se daný požadavek týká, např. chyba, obecná otázka, nápad apod.
• Stavy požadavků - určují v jaké stavu se požadavek nachází, např. v řešení, vyřešeno apod.
• Zodpovědnost – osoby, nebo více osob, které jsou jakkoli zodpovědné u daného požadavku
• Kategorizace - používá se pro specifikaci verze produktu při ukládání nového požadavku
• Web uživatelé - uživatelé, kteří mají právo se přihlásit na webové rozhraní k danému projektu. První je nutné vytvoření v menu Web administrace -> Web uživatelé. V dialogovém okně lze zvolit přístup a dobu platnosti tohoto účtu.
• Požadavky – seznam požadavků, které jsou uloženy u daného projektu
• Střediska přístupu – celá problematika středisek viz. střediska přístupu.
• Odezvy – vybereme uživatele, kteří budou emailově informováni o novém požadavku. V případě shody Požadavku, Typu požadavku či Stavu požadavku u nově vloženého požadavku, budou informování emailem. Odezvy NEURČUJÍ, kdo k danému požadavku má přístup!
• Soubory - slouží k ukládání jakýchkoliv souborů vztahujících se k danému projektu. Mohou být různého typu, velikosti atd. Tlačítky Vložit existující, Otevřít..., Vložit... či Vyjmout lze s jednotlivými soubory pracovat. Soubory jsou dále popsány jako samostatná kapitola při popisu menu CRM systému. Viz. (Soubory)
  Tip: Najděte své soubory na PC pomocí Průzkumníka Windows nebo Total Commanderu a přetáhněte je myší Drag&Drop do záložky Soubory
• Záznamy - slouží k ukládání informací vztahujících se k danému projektu. Mohou být různého typu, významu a vztahovat se k určitému datu. Tlačítky Otevřít..., Vložit... či Vyjmout lze s jednotlivými záznamy pracovat. Záznamy jsou dále popsány jako samostatná kapitola při popisu menu CRM systému. Viz. (Záznamy)
• Zpracování projektu – zde nalezneme historii stavů, kterými projekt prošel, v tomto seznamu nelze vkládat
• Projektový tým – lze definovat skupinky lidí, kteří se na řešení podílejí
• Předplacenky, pracovní výkazy – dostupné pouze v rámci doplňkových modulů

Jak přidat typy požadavků?

Každý požadavek musí být určen typem požadavku, který určuje čeho se daný požadavek týká. Zjednodušeně se to dá představit jako zařazení požadavku do kategorie. Např.: chyba, nápad, obecná otázka apod.

Seznam typů požadavků naleznete v nabídce menu Administrace -> Číselníky -> Projekty -> Typy požadavků . Tlačítkem Vložit se zobrazí dialogové okno (Obr. 5), ve kterém se zobrazí několik položek, které je nutno zadat a několik položek, které jsou nepovinné.

Položka Název je povinná, položky Kód, Poznámka, Ikona nikoliv.

Posledním krokem k úspěšnému uložení nového typu požadavku je stisknutí tlačítka Použít nebo OK. V tomto okamžiku se vámi zaznamenané údaje uloží do databáze. Poté stačí přiřadit tento typ požadavku k danému projektu, ve kterém tento typ požadavku chcete použít.

Jak přidat stavy požadavků?

Každý požadavek musí být určen stavem požadavku. Stav požadavku určuje, v jaké fázi dokončení se daný požadavek nachází.

Seznam stavů požadavků naleznete v nabídce menu Administrace -> Číselníky -> Projekty -> Stavy požadavků. Tlačítkem Vložit se zobrazí dialogové okno (Obr. 6), ve kterém se zobrazí několik položek, které je nutno zadat a několik položek, které jsou nepovinné.

Položka Název je povinná, položky Kód, Poznámka a Ikona nikoliv.

Posledním krokem k úspěšnému uložení nového stavu požadavku je stisknutí tlačítka Použít nebo OK. V tomto okamžiku se vámi zaznamenané údaje uloží do databáze. Poté stačí přiřadit tento stav požadavku k danému projektu, ve kterém tento stav požadavku chcete použít.

Jak vytvořit nový požadavek?

První možností, jak vytvořit nový požadavek je přes otevření zvoleného projektu v nabídce menu Projekty -> Projekty přes tlačítko Otevřít..., ke kterému lze požadavek přidat. Ve spodní časti v záložkách vybrat záložku Požadavky, viz. (Obr. 7). Poté můžeme kliknout na tlačítko Vložit pro přidání nového požadavku.

Druhou možností, jak vytvořit nový požadavek je přes vložení požadavku v menu Projekty-> Požadavky. Pro vložení nového požadavku lze použít tlačítko Vložit…, přičemž bude zobrazena mřížka pro výběr projektu, pod který bude požadavek zařazen.

Poslední možností, jak vytvořit nový požadavek je opět přes vložení požadavku přes menu Projekty-> Požadavky. V mřížce se zobrazí všechny požadavky, které jsou uloženy v databázi, respektive ty, které jsou filtrovány některým z filtrů. Pro vložení nového požadavku třetím způsobem je nutno přes filtr vybrat projekt, ke kterému se bude nový požadavek vázat, viz. (Obr. 8). V opačném případě se objeví hláška „Není určen projekt!“. Poté můžeme kliknout na tlačítko Vložit pro přidání nového požadavku.

Jaké data lze vkládat při vytváření požadavku?

V dialogovém okně pro vložení nového požadavku, se zobrazí několik položek. Položky označené tučně jsou povinné pro uložení požadavku, zbytek je volitelný.

Do zobrazených položek, lze zadávat tyto data:

• Název – název, pod nímž požadavek bude uložen do databáze
• Typ požadavku – určuje čeho se daný požadavek týká, např. chyba, obecná otázka, nápad apod.
• Stav požadavku - určují v jaké stavu se požadavek nachází, např. v řešení, vyřešeno apod.
• Zodpovědnost – osoby, nebo více osob, které jsou jakkoli zodpovědné u daného požadavku (nejprve se musí dostupní definovat v rámci projektu - poté bude zobrazen jejich seznam s checkboxy)
• Kategorizace - používá se pro specifikaci verze produktu při ukládání nového požadavku (zde určeno pro oblast informačních technologií, dělení lze přejmenovat dle zaměření společnosti)
• Priorita / Priorita % - určuje, jakou má požadavek přednost před ostatními požadavky (textově i procentně - jedná se o dvě oddělené položky)
• Odhad, Skutečnost – časová náročnost pro řešení požadavku
• Garant – jméno osoby, jež zpracovává tento požadavek
• Související projekt – vazba na další projekt z dostupných v systému
• Připomínka – pokud používáte rozesílání připomínek k objektům, dostanete upozornění v daný den buď mailem nebo na nástěnce v sekci připomínky
• Web požadavek – příznak indikuje, zda byl požadavek vytvořen skrze webové rozhraní

Pro dokončení uložení nového požadavku je zapotřebí stisknutí tlačítka Použít nebo OK. Po stisku tlačítka se požadavek uloží do databáze, od této chvíle je plně dostupný jak z webového rozhraní tak ze systému CRMPLUS.

Po uložení se zobrazí na levé straně panel s dostupnými podzáložkami.

Jak změnit výchozího nastavení Projektů?

Uživatelské nastavení Projektů naleznete v menu Administrace -> Možnosti -> Projekty. Lze zde nastavit výchozí nastavení pro každý nový požadavek.

Veškeré dostupné nastavení viz Uživatelská nastavení, sekce Projekty.

Kliknutím na tlačítko OK se nastavené údaje uloží. Při dalším vložení nového požadavku budou výchozí údaje vyplněny dle nastavení modulu projekty.

Strom požadavků

Otevřením okna Strom požadavku (menu Projekty -> Strom požadavků) se zobrazí okno, kde se nachází seznam projektů a pod ně spadající požadavky. Tento modul slouží pro plánování projektů.

Pomocí tohoto modulu lze projekt rozdělit do strukturovaných logických celků a jednotlivé etapy vztahovat k časovým termínům viz. (Obr. 12). Každá etapa má svůj plánovaný termín, termín realizace či odhadovaný a skutečný počet hodin pro realizaci etapy. Za každou etapu zodpovídá Garant či realizační týmy.

Mezi etapami projektu lze tvořit logické vazby typu: splnění etapy A závisí na realizaci činností A.1 a A.2. nebo realizací etapy B lze teprve začít realizovat etapu C.

Webové rozhraní Projektů

Webové rozhraní projektů je velmi účinné rozšíření pro práci s projekty v CRMPLUS, protože umožňuje přístup ze všech zařízení, která disponují internetovým prohlížečem.

Díky responzivnímu designu (zobrazení se přizpůsobí velikosti dané obrazovky) není problém web projekt spustit na tabletu nebo telefonu s podporovaným operačním systémem (android, os X, Windows), samozřejmostí je pak osobní počítač s prohlížečem.

Web projekt je realizován jako rozšiřující webová služba aplikace CRMPLUS, ale může fungovat i bez desktopové verze, pouze jako web aplikace s databází CRMPLUS.

Je zde možné mít zobrazeny všechny v systému vedené projekty (přístupnost pro jednotlivé uživatele lze nastavit), pod které lze vkládat komunikace se zákazníkem nebo kolegy. Důležitou funkcí je možnost nahrávat soubory k požadavkům, se kterými je možné okamžitě pracovat (podporované formáty lze zobrazit v režimu Náhled - většinou obrázky).

Samozřejmostí je podpora HTML formátování.

Při každé změně na požadavku se odešle e-mailová odezva na specifikované adresy, takže jste vždy v obraze, co se s projektem děje (pokud je nastaveno v rámci projektu - podzáložka Odezvy).

V seznamu požadavků, pod dílčím projektem, je podporováno filtrování ve sloupcích.

Jak vytvořit nového web uživatele?

Pro přihlášení do webového rozhraní je nejprve nutné vytvořit web uživatele. Toho je pak nutné připojit k danému projektu, v opačném případě projekt ve webovém rozhraní neuvidí.

Seznam web uživatelů naleznete v nabídce menu Web administrace -> Web uživatelé. Tlačítkem Vložit se zobrazí dialogové okno (Obr. 14), ve kterém se zobrazí několik položek, které je nutno zadat a několik položek, které jsou nepovinné.

Položka Přihlašovací jméno je povinná, položky Poznámka, Zaměstnanec a Kontaktní osoba nikoliv.

Položka Přihlašovací jméno bude použita pro přihlášení do webového rozhraní. Web uživatele můžeme spojit s konkrétním zaměstnancem nebo kontaktní osobou, vyplnění těchto položek však není povinné. Pokud použijeme volbu napojení na zaměstnance nebo kontaktní osobu, je zde možnost nechat zaslat přihlašovací údaje na mail subjektu. Pokud napojíme na zaměstnance, je zde možnost použít shodná oprávnění jako má zaměstnanec, také pro web projekt.

Pro dokončení uložení nového web uživatele je zapotřebí stisknutí tlačítka Použít nebo OK. Po stisku tlačítka se objeví nový dialog, který bude požadovat zadání hesla, viz. (Obr. 15). Položky Heslo a Heslo znovu musí být shodné. Minimální délka hesla je 8 znaků.

Jak se přihlásit do webového rozhraní?

Po zadání adresy, která vám byla poskytnuta, do prohlížeče se objeví úvodní obrazovka, kde je nutné zadat přihlašovací údaje.

Pro zapamatování vašeho uživatelského jména, stačí dole zatrhnout checkbox Zapamatovat uživatelské jméno. Po stisknutí tlačítka Přihlásit budete přesměrováni na seznam pro vás dostupných projektů.

Jaké jsou možnosti Uživatelského panelu?

Po přihlášení do svého profilu máte několik možností, jak si ovládání aplikace přizpůsobit. Tyto možnosti se nachází v horním panelu okna.

Pokud se jedná o první přihlášení do aplikace, je vhodné změnit si uživatelské heslo, které bylo přiděleno, za nějaké vlastní. To lze provést kliknutím na tlačítko Změnit heslo. Dojde k vyzvání k zadání původního hesla a 2x nového. Pro potvrzení je potřeba stisknout tlačítko Změnit heslo.

Dalším krokem přizpůsobení profilu je sekce Možnosti. Zde jsou na výběr čtyři nastavení našeho profilu.

• Pamatovat hledaný text – text, zapsaný do vyhledávacího políčka, se v něm bude pamatovat, až do vymazání uživatelem
• Otevřít automaticky podpožadavky na detailu požadavku – pokud je požadavek nadřazený, a tím obsahuje také podpožadavky, při otevření profilu hlavního požadavku, budou podpožadavky ihned viditelné ve spodní části okna
• Výchozí typ požadavku – při zakládání nového požadavku k projektu, bude jako typ přednastaven zde vybraný
• Výchozí stav požadavku – při zakládání nového požadavku k projektu, bude jako stav přednastaven zde vybraný

Změny se potvrdí stisknutím tlačítka Uložit. Jako poslední je zde tlačítko Odhlásit, které, jak už název napovídá, slouží k odhlášení z aplikace.

Jak založit nový požadavek?

Pro vytvoření požadavku k projektu, se musí projekt nejdříve otevřít. To se udělá tak, že se klikne na odkaz v poli Název.

Tím se zobrazí seznamu požadavků daného projektu. V levém horním rohu je tlačítko +Nový, kterým se otevře formulář pro vytvoření požadavku.

Pole, která nemají na své pravé straně roletku, nebo ozubené kolečko možností se vyplňují klasicky vepsáním textu. Zbylá pole po stisknutí zobrazí výčet svých možností, které lze zadat. Kolečko možností navíc nabízí různé možnosti na základě situace. Takže je dobré vždy zkontrolovat, jaké možnosti plnění se zde nacházi.

Jak vyplnit hlavičku požadavku?

Jako Název zadáváme vždy co nejvýstižnější popis pro daný problém, aby mohl být obsluhou jednoduše identifikován. Priorita slouží k určení důležitosti požadavku pro vás. Typ požadavku vybíráme v závislosti na situaci (dostupné typy závisí na definici typů v databázi a dostupnosti typů pro daný projekt). Stav požadavku ponecháme na Zadáno (bude se měnit v závislosti na průběhu zpracování). Dostupné stavy požadavků taktéž závisí na konkrétní definici u projektu.

Pro uložení požadavku stiskneme tlačítko Uložit. Po uložení se požadavek objeví v seznamu požadavků pod projektem.

Jak lze přidat záznam k požadavku?

Záznamem se rozumí textová položka, sloužící pro komunikaci ohledně daného požadavku. Pro vložení záznamu se musí otevřít profil požadavku. To se provede tak, že se klikne na odkaz ve sloupci Název v seznamu požadavků.

Zobrazí se editor založeného požadavku a na pravé straně je zobrazeno pole pro vložení záznamu.

Zde se zapíše požadovaný text a pomocí tlačítka Přidat se vloží k požadavku. Při vkládání lze použít i HTML formátování a to pomocí standardní syntaxe HTML, popřípadě pro zjednodušenou editaci je přítomen jednoduchý nástroj pro formátování (zakomponovaný v panelu pro zadání záznamu - viz Obr. 24). V rámci projektů lze do textu vkládat přímé odkazy na jiné požadavky v projektu, případně i jiný projekt v rámci systému. Nápovědu pro tyto volby lze otevřít stisknutím tlačítka i, kdy po otevření u konkrétního požadavku budou odkazy na tento požadavek přímo předchystané jako vzor. Tzn, že pokud např. chce uživatel v textu požadavku #159 odkazovat na zadání, které je popsáno v bodě #55, napíše se do textu {#55#} a po uložení je tato syntaxe převedena na odkaz, který uživatele přesměruje na požadované místo.

Jednotlivé přidané záznamy budou zobrazeny pod sebou v pořadí, jak byly přidány.

Jak nahrát soubor k požadavku?

Pokud situace vyžaduje přidání chybového souboru, či obrázku s popisem, je vhodné jej vložit spolu se záznamem. Nejjednodušší cestou je vložení pomocí Drag&Drop, tedy přetažením z počítače do prohlížeče. Uchopí se soubor (stiskem levého tlačítka myši - tzn. stisknout a držet + táhnout kurzorem), který je uložen v počítači a přetáhne se jej na ikonu otevřeného prohlížeče v liště. Poté co se prohlížeč otevře na požadované stránce, pokračuje se s tažením až do místa, které je vyznačeno na následujícím obrázku.

Po najetí do této oblasti se u kurzoru objeví navíc text +Kopírovat a tehdy se soubor pustí (tzn. pustí se levé tlačítko myši a tím se zahájí vkládání). Zobrazí se následující:

Dalším krokem je vyplnění dodatečných informací o souboru a stisknutí tlačítka Nahrát. Pokud se omylem přetáhl špatný soubor, tlačítkem Zrušit se operace ukončí.

Druhou možností, jak soubor vložit, je hned pod nadpisem soubory stisknout tlačítko Přidat, kdy se otevře standardní Windows prohlížeč souborů, kde se vybere výsledné umístění a potvrdí se.

Výsledná tabulka pro přidání bude u obou způsobů stejná.

Jak filtrovat a řadit požadavky v seznamu?

Jak si seřadit požadavky v seznamu?

Seznam podporuje řazení po sloupcích, jako jste zvyklí z desktopového CRMPLUS. Po najetí myší nad název sloupce se kurzor změní na "pacičku". Po prvním kliknutí je nastaveno vzestupné řazení, po dalším kliknutí se přepne na sestupné řazení. Zvolený typ řazení je indikován šipečkou v hlavičce sloupce, těsně nad názvem sloupce.

Jak si vyfiltrovat potřebné požadavky v seznamu?

Jak desktopová verze projektů, tak webová obsahují v seznamu možnost řazení. Ve webové aplikaci je možnost filtrace plně konfigurovatelná, takže po konzultaci je možné zapnout/vypnout filtraci pro jakýkoliv sloupec (realizováno adminem na straně databáze). To, že daný sloupec má aktuálně povolenou filtraci se zjistí tak, že se najede kurzorem myši na název sloupce a musí se objevit modrý symbol filtru, na který lze kliknout a vyvolat nabídku.

Po kliknutí na symbol filtru se otevře nabídka v závislosti na typu dat, která daný sloupec obsahuje. Pokud jde o datum, je k dispozici výběr z kalendáře, pokud číselníkový údaj, je na výběr z údajů v číselníku.

Pro příklad je uvedena filtrace na základě dvou údajů číselníku, viz Obr. 30. Ihned po výběru dochází k filtraci seznamu.

Filtry se mohou nezávisle na sobě kombinovat. Pro deaktivaci filtru se musí znovu otevřít a stisknout ikonu odpadkového koše. Tím se zruší všechny vybrané hodnoty. Okno filtru pro číselníkové hodnoty obsahuje rovněž volby pro zrychlený výběr.